הוראות ניהול ספרים ולמה הן כל כך חשובות לעסק שלך?

ניהול עסק בישראל דורש לא רק מקצועיות בתחום העיסוק, אלא גם אחריות פיננסית ועמידה בכללים שקבעה רשות המיסים. אחד הכלים המרכזיים שמטרתו להסדיר את ההתנהלות הכספית בעסקים הוא הוראות ניהול ספרים כפי שהסדרו בחוק ובתקנות, להלן: הוראות ניהול פנקסים (ניהול ספרים) – תקנות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג–1973. 

חשיבות ניהול הספרים הינו בכך שעל בסיס הספרים הללו נערכת כל הנהלת החשבונות של העסק וממנה ננגזרים הדיווחים השוטפים שלו לרשויות המס ותוצאות פעולותיו העסקיות בסוף השנה. משום כך, אין להמעיט בחשיבות הנושא כלל וכלל. 

מהן הוראות ניהול ספרים?

הוראות ניהול ספרים הן תקנות שמחייבות בעלי עסקים לנהל ולתעד באופן מסודר את כל הפעילות הפיננסית שלהם. המטרה של ההוראות היא להבטיח שההכנסות וההוצאות של העסק מדווחות בצורה אמינה, שקופה ומדויקת. הוראות אלו חלות על כל עסק בישראל לפי הגדרתו והן מותאמות לגודל העסק, היקף פעילותו והתחום בו הוא פועל. 

חובה על כל עוסק חדש לברר עוד טרום תחילת פעילותו מהי התוספת הרלוונטית בתקנות החלה על עסקו ולנהל את ספריו בהתאם לדרישות. באופן זה ימנעו טעויות אפשריות וחריגות מהתקנות שעשויות להגיע לכדי פסילת ספרים. 

אילו ספרים ומסמכים חובה לנהל?

הוראות ניהול ספרים קובעות אילו רישומים נדרשים לכל סוג עוסק ומפרטות לכל מגזר עסקי בדיוק אילו ספרים עליו לנהל. אם הייתי צריכה לרכז בכלליות את הרישומים העיקריים הנדרשים מעוסקים, אלו הספרים שהיו בראש הרשימה:  

📄 ספר תקבולים ותשלומים – ספר בו נרשמות כל ההכנסות וההוצאות של העסק. החלופה הנפוצה לספר זה היא הנהלת חשבונות ממוחשבת המתבצעת לרוב באמצעות תוכנות הנהלת חשבונות במשרדי רואי חשבון.  

📄 ספר הזמנות עבודה – ספר בו נרשמות הזמנות העבודה או הזמנות סחורה של העסק. 

📄 חשבוניות מס וקבלות מסודרות 

📄 דוחות חודשיים/שנתיים – יש לשמור תיעוד של הדיווחים למע"מ ומס הכנסה כחלק מספרי העסק.  

📄 כרטסת הנהלת חשבונות - כרטסת מלאה והנה"ח כפולה מתחייבת מחברה בע"מ, קבלנים, מפעלים, מלכ"רים ומוסדות כספיים וכן בעסקים שמחזורם הינו מעל הסף הקבוע בתקנות לשירותים ולמסחר, בהתאמה.

בנוסף לכל אלו, יש לשמור תיעוד לכל פעולה עסקית: חוזים, הסכמים, תכתובות רלוונטיות, תעודות משלוח וכדומה והכל בכפוף למהות הפעילות והרלוונטיות לפעילות העסקית.

להלן כמה דוגמאות לסוגי הספרים והתיעוד הנדרשים לפי סוגי עסקים:

1. יועצים, מטפלים, נותני שירותים ללא מלאי

לדוגמה: יועצי שיווק, רואי חשבון, מטפלים ברפואה משלימה, מאמנים, מעצבי פנים.

✅ ספר תקבולים ותשלומים – חובה עבור מי שאינו עובד מול איש מקצוע המנהל עבורו את הספרים בתוכנה מאושרת ע"י מס הכנסה.  

✅ קבלות וחשבוניות מס/חשבונית עסקה – עבור כל עסקה. 

✅ כרטסת לקוחות וספקים – מומלץ לצורך מעקב, לא חובה.  

✅ תיעוד הוצאות עסקיות – קבלות, חשבוניות עבור הוצאות. 

✅ יומן פגישות / יומן עבודה – חובה כאשר הפעילות מתבצעת לפי שעות עבודה.

למה זה חשוב? בעסקים שמבוססים על שירותים, אין "מלאי", ולכן עיקר ההתמקדות היא בתקבולים וביומן עבודה – כדי לוודא שכל שירות שהתקבל תשלום עבורו תועד כראוי.

2. עסקים עם מלאי סחורה – מכירה בדוכנים, ירידים, חנויות

לדוגמה: דוכן אוכל, תכשיטים, ביגוד, צעצועים, יריד אמנים.

✅ ספר תקבולים ותשלומים 

✅ חשבוניות וקבלות 

✅ ספר הזמנות עבודה – אם מקבלים הזמנות מראש 

✅ כרטיסי מלאי – רישום מפורט של כניסות ויציאות מהמלאי 

✅ תעודות משלוח – אם יש משלוחים 

✅ יומן עסקאות יומי – רישום כל מכירה במהלך היום

למה זה חשוב? ברגע שיש מלאי, יש חשיבות רבה לרישום תנועות הסחורה. רשות המסים בודקת אם כמות הסחורה שנכנסה ויצאה תואמת לדיווחים הכספיים.

3. קבלנים, בעלי מקצוע בעבודות בנייה ושיפוצים

לדוגמה: קבלני בניין, חשמלאים, אינסטלטורים.

✅ ספר תקבולים ותשלומים 

✅ חשבוניות מס וקבלות 

✅ ספר הזמנות עבודה – חובה! תיעוד של כל הזמנה בכתב 

✅ ספר תנועות מלאי – במידה והקבלן מחזיק מלאי של חומרי גלם 

✅ תיעוד הסכמים וחוזים – מול הלקוחות 

✅ תיעוד שעות עבודה במידת הצורך – בפרויקטים לפי זמן עבודה

למה זה חשוב? בקבלנות קיימים תשלומים במקדמות, חשבונות חלקיים, חומרים שמועברים ללקוח ועוד. הרישום עוזר למנוע מצב שבו חלק מהעבודות לא מדווחות.

4. מעצבים גרפיים, בוני אתרים, צלמים, אנשי קריאייטיב

✅ ספר תקבולים ותשלומים 

✅ חשבוניות מס/חשבונית עסקה וקבלות 

✅ יומן עבודה / יומן פגישות – לתיעוד השירותים 

✅ חוזים או הזמנות עבודה – אם השירות מתבצע לפי פרויקט

למה זה חשוב? הפעילות מבוססת לרוב על שעות עבודה או פרויקטים חד-פעמיים – ולכן החשיבות היא ברישום מסודר של השירותים שניתנו והתמורה.

למה זה חשוב?

המשמעות של אי-עמידה בהוראות ניהול ספרים היא לא רק טכנית – היא יכולה להוביל להשלכות כבדות ומשמעותיות:

❗️ פסילת ספרים – מצב שבו רשות המיסים מחליטה שהספרים שנוהלו אינם תקינים, מה שמאפשר לה לקבוע את ההכנסה שלך על-פי שומה "מוערכת" ולא על סמך נתונים בפועל 

❗️ קנסות, ריביות והליכים משפטיים 

❗️ בדיקות וביקורות תכופות יותר מצד רשויות המס 

❗️ אובדן אמון מול הבנקים, משקיעים או לקוחות

---

איך מנהלים ספרים כמו שצריך?

הכי קל? להיעזר בשירותים של רואת חשבון או יועצת מס מוסמכת שבהכרח מנהלות את הנהלת החשבונות של לקוחותיהן בתוכנות המאושרות ע"י מס הכנסה. 

במידה ועובדים עצמאית חובה לנהל ספר תקבולים ותשלומים! חובה! 

שימו לב - ספר תקבולים ותשלומים הינו ספר ידני שרוכשים בחנויות, לא ניתן לנהל רישום מקביל/חלופי באקסל או בכל תוכנה אחרת. 

מה עוד? 

• חשוב לתעד כל פעולה עסקית בזמן אמת, בשום אופן לא לחכות לסוף חודש. 

• יש לבצע בקרה אחת לחודש על הרישומים (רצוי מול/בעזרת אשת מקצוע). 

• יש לשמור ספרים (במידה ולא מתקיימות הוראות החוק בדבר מערכת חשבונות ממוחשבת ושמירתה) 7 שנות מס אחרונית. 

---

לסיכום

הוראות ניהול ספרים אולי נתפסות כ"עוד בירוקרטיה", אבל בפועל – הן כלי שמגן עליך, מסייע לך להבין את מצב העסק שלך ומאפשר לך לצמוח בצורה בריאה ובטוחה.

אם את לא בטוחה שהספרים שלך מנוהלים כמו שצריך – זה הזמן לעצור, לבדוק ולעשות סדר.

💡 רוצה שאעזור לך לבדוק אם העסק שלך עומד בהוראות ניהול ספרים? מוזמנת ליצור עמי קשר ואוכל ללוות אותך ולוודא שהכול מתנהל כמו שצריך.